Voici quelques explications des termes utilisés dans la présente politique :

• “Les renseignements personnels” ou les “RP” sont des renseignements identificatoires qui vous concernent et qui vous décrivent; ils sont raisonnablement susceptibles d’être associés ou pourraient raisonnablement être liés (directement ou indirectement) à vous.

• “L’utilisation” des renseignements personnels signifie la manière dont Greatway les traite ou manipule en interne ou par l’intermédiaire de nos prestataires de services qui agissent en notre nom.

• La “divulgation” des renseignements personnels désigne la manière dont Greatway les communique avec des tiers qui n’agissent pas en son nom.

• “Tiers ” ou “Fournisseurs” désigne nos prestataires de services qui soutiennent nos principales opérations et offres.

• Les “agents” (également appelés conseillers) sont des personnes engagées par Greatway Financial qui sont des courtiers d’assurance agréés.

• Le terme “ vous ” vous désigne directement, que vous soyez un client, candidat, visiteur du site web, membre ou que vous interagissiez directement avec Greatway, ou lorsqu’une autre personne ou organisation nous fournit vos renseignements.

Le type et la quantité de renseignements personnels que nous recueillons dépendent de divers facteurs, tels que le type de produits que vous demandez et achetez, les services auxquels vous avez accès et que vous utilisez, et la manière dont vous décidez de communiquer avec nous. Nous faisons une collecte de renseignements personnels qui vous concernent de différentes manières et à partir de diverses sources, notamment :

i) Les renseignements que vous partagez avec nous.

• Nous recueillons des renseignements personnels directement auprès de vous, soit en personne, soit par téléphone, soit par courriel, soit par l’intermédiaire de nos sites web et de nos bureaux de service. Nous obtenons votre consentement explicite lorsque nous interagissons directement avec vous.

• Nous pouvons enregistrer des appels, des discussions en ligne et d’autres communications entre nous afin de garantir la qualité du service à la clientèle, de confirmer nos discussions et vos instructions, de résoudre des plaintes et de former notre personnel. Nous vous demandons votre consentement à cet effet. Si vous ne souhaitez pas que vos communications soient enregistrées, vous pouvez faire affaire avec nous en vous rendant dans l’un de nos bureaux ou en nous écrivant ou en nous envoyant un courriel.

ii) De la part de tiers. Greatway peut collecter des RP auprès de prestataires de services et d’autres tiers, notamment :

• Les sites web de tiers sur lesquels vous avez saisi votre RP afin de recevoir un devis d’assurance ou des documents commerciaux

• Les sociétés effectuant des enquêtes sur la solvabilité pour nos agents

• Les fournisseurs de soins de santé lorsque nous orientons nos clients vers un assureur

• Les fournisseurs d’assistance en matière de technologies de l’information

• Les services de demande d’indemnisation, de traitement et d’enquête en matière de sinistres

• D’autres personnes, y compris d’autres clients et candidats, par exemple lorsque vous êtes couvert par l’assurance d’un autre client. Nous attendons de la personne qui fournit vos renseignements personnels qu’elle vous demande votre autorisation et obtienne votre consentement à la présente politique de protection de la vie privée. Nous pouvons également obtenir des renseignements vous concernant auprès d’une autre personne impliquée dans un sinistre, comme un témoin.

iii) De la part des organismes gouvernementaux et des forces de l’application de la loi. Si vous souscrivez des produits d’assurance auprès de nous, nous pouvons également collecter des renseignements personnels (RP) à des fins de vérification et d’enquête auprès d’organismes gouvernementaux et de services chargés de l’application de la loi. Les renseignements que nous recueillons auprès de ces sources peuvent inclure : par exemple, des prêteurs, dans le cadre de l’analyse des besoins financiers et à des fins d’assurabilité, la santé et le mode de vie, ainsi que les professions.

iv) Les renseignements que nous observons. Lorsque vous interagissez avec nous, nous pouvons observer et enregistrer certains renseignements personnels par le biais de la technologie. Il s’agit notamment de ce qui suit :

a) Témoins, balises web et autres technologies de suivi des sites web. Avec les prestataires de services travaillant pour notre compte, nous collectons l’adresse IP, l’identifiant de l’appareil, l’historique de navigation et d’autres renseignements relatifs à l’internet et au web. les renseignements de navigation lorsque vous utilisez nos sites web, nos applications mobiles, consultez nos courriels ou vous engagez autrement avec nous par le biais d’un ordinateur ou d’appareils mobiles.

b) Vidéosurveillance. Pour la sécurité publique, des clients et des employés de Greatway, nos locaux peuvent être équipés de systèmes de vidéosurveillance. La vidéosurveillance est effectuée strictement à des fins de sécurité, et les renseignements qui en résultent ne seront pas divulgués à des tiers, à moins que la loi ne l’exige, sauf dans le cadre de la prévention de la fraude.

Les renseignements personnels que nous recueillons et traitons peuvent inclure :

• Renseignements identificatoires — votre nom, votre sexe, votre âge, votre date de naissance, votre état civil, les renseignements relatifs à votre permis de conduire, votre langue préférée et des copies de votre pièce d’identité.

• Coordonnées — adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone.

• Renseignements relatifs au service ou au produit — renseignements sur la couverture de la police, primes, nom du compte, numéro de la police, historique des paiements, historique des sinistres, relevé des actifs et des passifs, produits ou services d’assurance achetés, obtenus ou envisagés, antécédents médicaux personnels, antécédents médicaux de la famille proche, noms des bénéficiaires et date(s) de naissance, lieux d’emploi, profession, salaire ou rémunération, loisirs, modes de vie, antécédents criminels, antécédents financiers, renseignements sur la résidence au Canada et adresse, renseignements fiscaux (conformément à la réglementation Canadienne).

• Renseignements financiers — numéro de compte bancaire, numéro de carte de crédit ou de débit, renseignements sur le crédit, autres renseignements financiers ou de paiement.

• Renseignements sur votre lieu de résidence — afin d’éclairer nos décisions d’orientation vers des prestataires d’assurance spécifiques.

• Renseignements sur vos préférences en matière d’investissement et de rétroaction — données relatives à vos préférences en matière d’investissement ou à l’utilisation de nos produits et services (y compris la rétroaction).

• Renseignements sur l’activité en ligne — Historique de navigation et de recherche, renseignements concernant votre interaction avec nos sites web ou nos publicités, type de navigateur, fournisseur d’accès à internet (FAI), témoins et renseignements sur les appareils mobiles, notamment l’identifiant de l’appareil ou d’autres renseignements.

Nous utilisons vos données personnelles et d’autres renseignements pour exercer nos activités, fournir et développer nos produits et services, entretenir avec vous, communiquer au sein de notre organisation et avec nos fournisseurs, communiquer avec les courtiers, gérer nos risques et nous conformer aux exigences légales. Il s’agit notamment de :

i) Fournirdes produits et des services.

(a) Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour :

• Évaluer vos besoins en matière de couverture

• Évaluer les risques et partager vos renseignements avec des assureurs potentiels afin d’examiner la souscription des risques d’assurance.

• Vérifier votre identité

• Fournir un devis d’assurance

• Envoyer des documents de police, des offres de renouvellement, des renseignements sur les changements de police et toute autre documentation administrative concernant votre police.

• Faciliter le paiement de votre ou de vos polices d’assurance ou de nos marchandises (si vous décidez d’acheter l’une des marchandises que nous proposons)

• Communiquer avec vous, solliciter un retour d’information sur nos produits et services et répondre à vos questions

• Les services offerts peuvent être consultés ici.

(b) Nous pouvons également recueillir auprès de vous des renseignements sur d’autres parties afin d’exécuter les services ou les demandes nécessaires, y compris l’ajout d’une autre personne à votre police existante. Si vous nous fournissez des renseignements personnels sur d’autres personnes, ou si d’autres personnes nous fournissent vos renseignements personnels, nous n’utiliserons ces renseignements que pour la raison spécifique pour laquelle ils ont été fournis.

ii)  Améliorer, développer et analyser nos activités. Nous utilisons vos renseignements personnels et d’autres renseignements pour :

• analyser, améliorer, développer nos sites web, produits, services, fonctionnalités, concours et événements et en assurer la prestation;

• mener des études actuarielles ou de recherche pour maintenir, protéger et élargir nos réseaux, services et produits, et protéger nos clients;

• améliorer et personnaliser votre expérience.

Nous collectons certains renseignements utilisés à ces fins à l’aide de logiciels d’analyse, de témoins et d’autres technologies de suivi. Pour de plus amples renseignements sur la collecte et l’utilisation de ces renseignements, voir Témoins et autres technologies ci-dessous.

iii) Communiquer avec vous. Nous pouvons communiquer avec vous au sujet des produits, des services, des politiques ou de l’adhésion/du compte; vous fournir des confirmations de transaction, des alertes de paiement ou d’autres messages relatifs au service ou au produit par courrier physique ou électronique, par téléphone, afin de faciliter la réponse à vos demandes.

iv) Communiquer avec vous aux fins de commercialisation. Nous pouvons :

• envoyer des communications promotionnelles sur les produits, les services, les caractéristiques, les offres, les événements et les concours offerts par Greatway ou les entreprises avec lesquelles Greatway entretient des relations d’affaires, uniquement si vous avez déjà établi une relation d’affaires avec Greatway Financial,

• diffuser des publicités sur les plateformes de médias sociaux où Greatway est présent, mais nous ne ciblons pas spécifiquement les individus qui visitent ces plateformes

• répondre aux questions que vous posez lorsque vous devenez membre d’un groupe sur une plateforme de médias sociaux fournie par Greatway

• apparaître en tant que partenaires de marketing de nos fournisseurs s’ils choisissent de nous ajouter à leurs campagnes de marketing

v) Se conformer aux exigences légales et protéger la sécurité de notre entreprise, de nos services et de nos sites web. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour :

• assurer la conformité lois, règlements ou autres obligations légales de

• participer à une enquête

• protéger et défendre nos droits et nos biens, ou les droits de tiers, ou appliquer les conditions générales d’utilisation

• détecter, prévenir et supprimer les fraudes et autres activités illégales

• prévenir les abus ou pour toute autre raison autorisée par la loi

• protéger notre entreprise, nos affiliés, nos clients, notre réseau et nos sites web

• fournir des locaux sécurisés à nos clients, à nos employés et au public.

Nos fournisseurs de services

Nous faisons appel à des fournisseurs de services tiers pour soutenir nos activités commerciales et atteindre les objectifs décrits ci-dessus. Ils nous aident à :

• Fournir et améliorer nos produits et services

• Traiter les demandes d’assurance

• Vous communiquer des renseignements sur vos polices par le biais de services de courrier électronique et physique

• Soutenir le fonctionnement de nos sites web

• Stocker et protéger nos données

• Obtenir l’avis de conseillers tiers, tels que des avocats et des comptables

• Réaliser des enquêtes, des études et des analyses de données

• Faciliter le traitement des paiements

• Commercialiser nos produits et services, notamment par le biais de concours, de publicités en ligne et d’autres communications, comme indiqué dans la section « Commercialisation et communication » ci-dessus

• Répondre aux exigences légales et de conformité

• Recevoir, évaluer et instruire les plaintes

Les technologies de notre site web sont gérées par des prestataires de services. Vous trouverez ci-dessous des renseignements sur les pratiques de chaque fournisseur de services en matière de protection de la vie privée et sur les options de retraite :

• Google. Nous utilisons Google Analytics pour mieux comprendre l’utilisation que vous faites de notre site web. Google Analytics recueille des renseignements sur le comportement des utilisateurs sur notre site web, notamment le nombre de visites qu’un utilisateur effectue sur notre site web, les pages consultées et l’endroit d’où il a été renvoyé. Pour en savoir plus sur la manière dont Google utilise les données lorsque vous visitez des sites web utilisant Google Analytics, cliquez ici. Vous pouvez désactiver la fonction Google Analytics à l’aide d’un module complémentaire de navigateur que vous pouvez télécharger ici.

Vos choix en matière de témoins : Si vous préférez ne pas accepter les témoins, modifiez les paramètres de votre navigateur pour désactiver ou bloquer les témoins, supprimer les témoins existants, accepter automatiquement les témoins ou vous avertir lorsque vous recevez un témoin.

Toutefois, si vous désactivez, modifiez ou rejetez les témoins, certaines parties ou fonctionnalités de notre site risquent de devenir inaccessibles ou de ne pas fonctionner correctement.

Pour limiter la publicité basée sur les intérêts en fonction des technologies du site, visitez AdChoices in Canada (youradchoices.ca). Vous pouvez continuer à voir des publicités génériques ou non ciblées sur nos produits et services si vous refusez la publicité basée sur les­ centres d’intérêt.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels à des tiers. Nous pouvons divulguer certains de vos renseignements personnels à des tiers aux fins de commercialisation ou lorsque la loi l’exige ou l’autorise, y compris avec :

• Fournisseurs d’assurance o Prestataires de services o Agences de renseignements sur les consommateurs o Banques de données du secteur de l’assurance o Autorités gouvernementales

• Institutions d’enseignement et de recherche

• Professionnels de la santé et les centres d’évaluation

• Agences ou organes chargés de l’application de la loi

• Certaines entreprises avec lesquelles Greatway entretient des relations ou avec lesquelles Greatway a conclu des accords de marketing.

Lorsque la loi nous autorise ou nous oblige à divulguer des renseignements personnels à des tiers, nous ne fournissons que le minimum de renseignements personnels nécessaire pour atteindre l’objectif ou satisfaire à l’exigence.

Chez Greatway Financial, le personnel et les agents doivent signer et suivre une formation sur les différentes politiques et procédures de confidentialité et de sécurité qui traitent du cycle de vie des renseignements personnels. Notre politique interne de protection de la vie privée indique et définit les attentes en matière de rôles et de responsabilités au sein de Greatway, afin de s’assurer que l’ensemble du personnel et des agents comprennent parfaitement la manière dont ils doivent traiter et protéger les renseignements personnels.

Greatway utilise des mesures de sécurité et de protection des données techniques, physiques et procédurales (ou administratives) pour protéger les renseignements personnels sous son contrôle, tout au long du cycle de vie de l’information, ce qui inclut, mais non de façon limitative, des contrôles d’accès basés sur les rôles, la limitation de l’accès aux seules personnes ayant besoin de savoir, des mesures cryptographiques et des outils et automatismes supplémentaires qui contrôlent l’utilisation des renseignements personnels. Nous disposons de politiques et de procédures concernant la manière dont nous protégeons les renseignements personnels, la manière dont nous enquêtons et répondons aux menaces de sécurité, et la manière dont nous détruisons les renseignements personnels lorsque nous n’avons plus besoin de les conserver. Nous demandons à nos prestataires de services de faire de même. Voici quelques exemples de ce que nous faisons pour protéger les RP :

• Chaque année, tous les employés (et agents) de Greatway sont tenus de reconnaître et d’accepter le code de conduite interne de Greatway, notamment la politique de confidentialité et la politique de sécurité de l’information. Les employés et les agents qui enfreignent le code de déontologie interne de Greatway font l’objet de mesures disciplinaires.

• Seuls les renseignements personnels nécessaires sont mises à la disposition des employés, agents ou fournisseurs de services de Greatway qui en ont besoin pour effectuer une ou plusieurs opérations servant les objectifs identifiés dans la présente politique de confidentialité.

• Les appareils électroniques, notamment les ordinateurs et les appareils mobiles, sont protégés par des mots de passe qui doivent être changés régulièrement.

• Avant de conclure des accords avec des agents et des fournisseurs de services, Greatway évalue si les normes de sécurité et les procédures de traitement des données satisfont à ses exigences sur la base des politiques et des normes de Greatway, qui comprennent des exigences de conformité aux lois et réglementations fédérales et provinciales applicables en matière de protection de la vie privée.

• Greatway demande aux agents et aux prestataires de services avec lesquels elle passe des contrats de conclure des accords de confidentialité ou des accords comportant des clauses relatives aux renseignements confidentiels.

• Les systèmes informatiques font régulièrement l’objet d’audits de sécurité.

• Les données personnelles provenant de la province de Québec font l’objet d’un examen de la protection de la vie privée, qui porte également sur tous les fournisseurs tiers impliqués dans le traitement des données personnelles.

• Les projets de nouvelles technologies font l’objet d’un examen de la protection de la vie privée et de la sécurité.

Nous pouvons être amenés à conserver des renseignements personnels après la fin de notre relation, afin de répondre à des exigences commerciales et légales. Une fois que nous ne sommes plus tenus de les conserver, nous détruisons les renseignements personnels en toute sécurité.

Nous et nos fournisseurs de services pouvons utiliser et stocker les RP en dehors de votre province ou territoire de résidence, ce qui signifie que, tout comme au Canada, nous pouvons être tenus par la loi de divulguer vos renseignements à des organismes gouvernementaux locaux ou à des organismes chargés de l’application de la loi. Nous avons mis en place des procédures pour protéger les renseignements personnels selon les mêmes normes que celles requises par les lois canadiennes, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Vous pouvez demander à accéder à vos renseignements personnels ou à les corriger. Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels par Greatway. Vous pouvez également poser des questions sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée ou nous contacter pour déposer une plainte.

i) Demandes d’accès et de rectification

Le cas échéant, votre couverture d’assurance, vos documents de police, votre facturation et d’autres renseignements pertinents peuvent être facilement accessibles en ligne sur le site web de l’assureur. En vertu des lois fédérales et provinciales sur la protection de la vie privée, vous avez le droit a) de demander les renseignements dont nous disposons à votre sujet en relation avec les services que nous vous fournissons, b) de vous assurer que les renseignements dont nous disposons sont corrects et à jour, c) de nous demander de corriger toute inexactitude. Pour ces questions et toute autre demande, vous pouvez également soumettre une demande écrite à notre bureau de la protection de la vie privée par courrier électronique ou postal.

Pour éviter tout retard dans l’obtention de vos renseignements, veuillez fournir suffisamment de détails pour nous permettre de vérifier votre identité et les renseignements spécifiques que vous demandez :

• Nous vous demanderons de vérifier votre identité avant de rechercher ou de vous donner accès à vos renseignements ; et

• Nous pouvons également vous demander des renseignements supplémentaires pour confirmer la portée de votre demande, telles que la période concernée ou une description spécifique des renseignements auxquels vous souhaitez accéder.

Veuillez noter qu’il peut y avoir des cas où l’accès peut être restreint comme le permet ou l’exige la loi; par exemple, si l’information est soumise à un privilège juridique, contient des renseignements commerciaux confidentiels, se rapporte à une enquête sur une violation d’un accord ou de la loi, ou contient des renseignements sur une autre personne qui ne peuvent pas être séparés. Nous vous informerons des raisons pour lesquelles nous restreignons l’accès, sous réserve des limitations légales ou réglementaires.

Si vous demandez à corriger vos renseignements personnels et que Greatway n’est pas d’accord avec cette demande — par exemple lorsque nos sources ne correspondent pas à la modification demandée — nous vous l’expliquerons et conserverons une trace de votre demande.

ii)             Demandes de retrait du consentement

Vous pouvez, à tout moment, demander à retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation ou au stockage de vos renseignements personnels. Envoyez votre demande par courriel ou par courrier à notre bureau de la protection de la vie privée.

Dans certains cas, nous ne pouvons pas répondre à la demande sans interrompre ou modifier nos relations. Par exemple, si vous demandez à retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels dans votre demande, Greatway ne sera pas en mesure de vous offrir une police d’assurance.

Dans d’autres cas encore, nous ne pouvons pas répondre à la demande, parce que nous sommes tenus, à des fins juridiques ou commerciales, de traiter vos renseignements personnels. Par exemple, les lois sur les assurances vous obligent à fournir certains renseignements personnels à votre assureur si vous présentez une demande d’indemnisation au titre de votre police, et nous obligent à conserver ces renseignements pendant une durée déterminée.

Dans tous les cas, nous expliquerons les raisons pour lesquelles nous ne sommes pas en mesure de répondre à votre demande, ou l’incidence que cela aura sur votre produit ou service. Lorsque vous retirez votre consentement à la détention ou à l’utilisation de certains renseignements vous concernant, ce fait peut avoir une incidence sur le niveau de service que nous sommes en mesure de vous fournir.

iii) Autres questions ou préoccupations relatives à la protection des renseignements personnels

Actuellement, l’Alberta, le Québec et la Colombie-Britannique ont des lois sur la protection des renseignements personnels comparables. L’Ontario, le Nouveau-Brunswick et Terre-Neuve-et-Labrador ont adopté une loi semblable en ce qui concerne le traitement des renseignements personnels sur la santé. La LPRPDE s’applique à tous les autres égards dans ces provinces. Toutefois, nous pouvons avoir besoin de vos renseignements pour assurer la conformité avec d’autres lois et règlements en dehors du cadre juridique de la protection des renseignements personnels.

Chez Greatway Financial, nous reconnaissons que vous pouvez avoir d’autres droits sur vos renseignements personnels que vous partagez avec nous et nous honorerons ces demandes conformément à la législation sur la protection de la vie privée applicable à votre lieu de résidence (les exemples incluent, mais ne sont pas limités à : l’arrêt du traitement, les demandes de suppression, le droit d’être oublié, l’assurance de la transparence et de la conformité, etc.)

Des liens vers les sites web d’autres sociétés peuvent être fournis sur les sites Greatway pour votre commodité. Greatway n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces sites web. La politique de confidentialité de notre site web s’applique uniquement aux sites sur lesquels elle apparaît.

Nos sites comprennent des fonctions de médias sociaux, telles que le bouton “J’aime” ou “Partager ceci” de Facebook ou des mini-programmes interactifs qui peuvent être exécutés sur notre site. Ces fonctionnalités peuvent collecter votre adresse IP, la page que vous visitez sur nos sites, et peuvent installer un témoin pour permettre à la fonctionnalité de fonctionner correctement. Vos interactions avec ces fonctionnalités sont régies par la politique de confidentialité de l’entreprise qui les fournit. Nous vous recommandons de consulter ces autres politiques de confidentialité afin d’être bien informé sur la manière dont vos renseignements personnels sont collectés et utilisés.

Veuillez consulter notre foire aux questions sur la protection de la vie privée sur notre site web.